gototopgototop

Материалы Word

Сейчас на сайте

Сейчас 137 гостей онлайн
Возможности Microsoft Word. Распечатать много писем с разными именами в Word.

Распечатать много писем с разными именами в Word.

      Слияние Word и Excel поможет подготовить и распечатать письма с одинаковым текстом большому количеству людей. Напечатать так можно не только письма, но и другие документы. Как написать уведомление с датами, как даты адаптировать под русский вариант написания, читайте в статье "Слияние Word и Excel". 
      Например, подготовить поздравление с праздником или отправить новые предложения от фирмы нашим постоянным клиентам, др.
      Для этого нам достаточно составить одно письмо, а написать в каждом письме другие названия фирм наших клиентов и их фамилии, сможет Word. Нам останется распечатать готовые письма.
      Для начала составим в таблице Excel список наших клиентов. Как составить таблицу, смотрите в статье "Как сделать таблицу в Excel" тут.
      Здесь есть правила:
Первая (одна) строка – это шапка таблицы. В ней подписаны названия столбцов одним простым словом, без всяких знаков, слова не должны повторяться. Заполняем таблицу. В графе «Пол» пишем окончание слова «уважаемый»: пишем «ый» - для мужских имен, «ая» - для женских имен. Или соответствующие окончания к словам «господин», « госпожа».
В таблице не должно быть пустых строк или объединенных ячеек. Смотрите пример:
В список клиентов можно сразу внести адреса фирм. Это понадобится для групповой рассылки писем, чтобы не подписывать каждый конверт отдельно. Смотрите ниже. Всё, таблицу со списком клиентов сделали.
      Итак, как сделать слияние Word и Excel - списка клиентов и писем.
Пишем письмо как обычно в Word, оставляя пустые места для вставки окончания слова «уважаем», для ФИО и названия их фирмы. Например:
Теперь начинаем слияние нашего письма и ФИО и названия фирм в нашем списке клиентов.
На закладке «Рассылки» в разделе «Начать слияние» нажимаем кнопку «Начать слияние» и выбираем «Пошаговый мастер слияния».
Справа на странице Word появится такая колонка, в которой нужно будет сделать шесть последовательных шагов для слияния.
      Первый этап.
Выбираем тип документа. Мы выбираем «Письма». Нажимаем «Далее. Открытие документа».
      Второй этап.
Выбираем письмо. Мы выбрали «Текущий документ», который у нас открыт. Нажимаем «Далее. Выбор получателей». Можно нажать кнопку «Назад» и изменить предыдущие шаги.
      Третий этап.
«Выбор получателей» - выбираем «Использование списка».
Список нужно найти на нашем компьютере, поэтому нажимаем кнопку «Обзор». В появившемся окне выбираем нужную папку, книгу Excel с нашим списком, затем выбираем из появившегося списка нужную страницу с нашим списком клиентов. Нажимаем «Открыть». Появится такая таблица.Здесь строк больше, чем в нашем списке клиентов. В пустые строки можно внести новых клиентов. С пустых строк нужно убрать галочки. В нашем списке всего четыре строки заполнены и большая часть таблицы – пустые строки. Поэтому удобнее снять галочку так: убираем галочку в шапке таблицы у слов «Источник данных». Затем ставим четыре галочки напротив наших клиентов.
      Здесь же можно провести сортировку в списке, фильтр, проверить адрес, др.
Когда все проверили, внесли новых клиентов, изменили, нажимаем кнопку «ОК». Нажимаем кнопку «Далее. Создание письма».
      Четвертый этап.
На этом этапе нам нужно указать, в каком месте письма какую информацию вставить. Для этого нажимаем Кнопку «Другие Элементы». В появившемся окне ставим галочку напротив «Поля базы данных». Выбираем нужные данные.Вставляем данные так.
      Сначала поставим окончание в слове «Уважаем…». Для этого ставим в письме курсор в конце этого слова (где будет стоять окончание) – после буквы «м». Нажимаем «Другие элементы», выбираем «Пол», нажимаем кнопку «Вставить», затем кнопку - «Закрыть». В нашем письме появилось слово «пол».
      Теперь делаем один пробел и вставляем ФИО. Для этого также заходим в «Другие элементы» и выбираем «Фамилия» - нажимаем «Вставить» - «Закрыть». Делаем один пробел между словами и выбираем – «Имя» - нажимаем кнопку «Вставить» - «Закрыть».
      Пробел, выбираем «Отчество» - нажимаем «Вставить» - «Закрыть».
Теперь ставим в письме курсор в то место, где будет стоять название фирмы. Аналогично предыдущего выбираем «Фирма». Получилось так.
Теперь нажимаем кнопку «Далее. Просмотр писем».
      Пятый этап.
Здесь видно, как получилось письмо. Проверяем, если нужно сделать изменение, можно нажать кнопку «Назад», все исправить – это если исправить во всех письмах. А можно исправить в этом открытом письме.
В окне «Слияние» в разделе «Просмотр писем» с помощью стрелок можно пролистать и просмотреть все письма.Здесь же можно сделать изменения в списке клиентов. Получилось так:
В этом примере все, что вставлено, выделено желтым цветом.
Нажимаем кнопку «Далее. Завершение слияния».
      Шестой этап.
Нажимаем кнопку «Печать». Всё. Напечатаются все письма с разными ФИО и названием фирм из нашего списка клиентов.
А если нужно сохранить эти письма, то, перед тем, как нажать кнопку «Печать», нажимаем кнопку «Изменить часть писем». Эта функция сохранит все письма в отдельный файл.
      В статье "Как напечатать адрес на конверте в Word" смотрите подробое описание того, как работать с конвертом: написать адрес получателя, свой адрес, как правильно положить конверт в принтер для печати, др.
     Как распечатать много конвертов для этих писем, смотрите в статье "Распечатать много конвертов с разными адресами в Word".