gototopgototop

Материалы Word

Сейчас на сайте

Сейчас 271 гостей онлайн
Возможности Microsoft Word. Распечатать много конвертов с разными адресами в Word.

Распечатать много конвертов с разными адресами в Word.

      Часто компании состоят в переписке со своими клиентами, для этого нужно написать много писем и подписать много разных конвертов. Как сделать слияние Word и Excel, чтобы сделать эту групповую рассылку легко и быстро.
      Сначала создаем список наших клиентов в таблице Excel. Как это сделать, смотрите в статье «Распечатать много писем с разными именами в Word».
      Открываем новый файл Word. Создаем и настраиваем конверт. Смотрите подробное описание в статье «Как напечатать адрес на конверте в Word» тут.
      Можно сначала напечатать пробный конверт на принтере, чтобы убедиться, что все правильно. Если нет – подправить. Всё, шаблон конверта готов.
Теперь мы проведем слияние нашего списка клиентов, которым будем отправлять письма, с конвертом – шаблоном. Мы в этом конверте - шаблоне укажем – что и где менять на каждом следующем конверте при печати.
      В нашем конверте ставим курсор в то место, где будем писать адрес получателя.
      Как сделать слияние Word и Excel.
Заходим на закладку «Рассылки» в раздел «Начать слияние», нажимаем кнопку «Начать слияние» и выбираем «Пошаговый мастер слияния». Справа экрана появился раздел «Слияние», а внизу этого раздела стоит кнопка «Далее…» это переход к следующему этапу слияния.
      Этап первый - «Выбор типа документа». Мы выбираем «Конверты», нажимаем кнопку «Далее. Открытие документа».
На каждом этапе под кнопкой «Далее» стоит кнопка «Назад». Всегда можно вернуться и исправить, добавить, т.д.
      Этап второй – выбираем «Текущий документ». Нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей».
      Этап третий.
Здесь можно выбрать список, который у нас уже есть или создать новый список. А, если будем почту отправлять по Outlook (по интернету), то выбрать этот пункт.
      Мы выбрали «Использование списка». Теперь нажимаем, здесь же, «Обзор…». Выбираем папку, в которой наш список, открываем список. Убираем галочки с пустых строк списка, ставим галочки только у тех клиентов, которым будем печатать конверт. Нажимаем кнопку «Далее. Просмотр писем».
      Этап четвертый. Выбираем - «Блок адреса».В разделе «Задание элементов адреса» появившегося окна можно выбрать формат имя получателя.
      Если не нужно писать название фирмы (например, письмо лично человеку), то убираем галочку у строки «Вставить название организации».
В правой стороне окна - раздел «Просмотр». Здесь, с помощью стрелок, можно пролистать и просмотреть все конверты с адресами.
      Кнопка «Подбор полей» - здесь можно изменить элементы адреса, порядок, др. Нажимаем кнопку «ОК».
На этом этапе -  «Просмотр писем», все ещё можно изменить список, исключить получателя.
Нажимаем кнопку «Далее. Завершение слияния». Всё, нажимаем кнопку «Печать» и распечатаются сразу все конверты по списку.
      Как проверить в документе ошибки, пропущенные буквы, запятые, пр. грамматику и привописание, смотрите в статье "Проверка орфографии в Word".