gototopgototop

Материалы Word

Сейчас на сайте

Сейчас 293 гостей онлайн
Настройка Microsoft Word. Как сделать слияние Word и Excel.

Как сделать слияние Word и Excel.

      Можно настроить заполнение таблицы Word данными из Excel. Здесь рассмотрим, как перевести из Excel в документ Word данные. Сделаем телефонный справочник в Word, используя список поставщиков из таблицы Excel. Применим функцию "Слияние" в Word. Эта функция применяется и для массовых рассылок писем, т.д.
      Как ещё можно применить функцию слияния Word и Excel, например, как заполнить бланк Word данными из Excel, смотрите в статье "Слияние Word и Excel" тут.
      Итак, как сделать слияние Word и Excel.
У нас есть список поставщиков в таблице Excel. Как создать таблицу, читайте в статье "Как сделать таблицу в Excel".
      Открываем новый документ Word – чистый лист. Заходим на закладку «Рассылки» и нажимаем кнопку «Начать слияние», выбираем «Пошаговый мастер слияния». Слияние пройдет в шесть этапов.
      Первый этап.
Ставим точку в диалоговом окне мастера слияния у слова «Каталог». Нажимаем кнопку «Далее. Открытие документа». 
      Второй этап.
Выбираем - «Текущий документ». Нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей». 
      Третий этап.
Ставим точку у слов «Использование списка», потому что у нас уже есть готовый список в таблице. Как работать с готовым списком, смотрите в статье «Как сделать в Word наклейки».
      Если нет списка, то выбираем «Создание списка». Появится такое окно, в котором создаем список.Внизу окна кнопка «Настройка столбцов» - здесь можно убрать лишние столбцы, добавить ещё столбцы, передвинуть столбцы в определенном порядке кнопками «Вверх» и «Вниз». Чтобы добавить строку в таблице, нажимаем кнопку «Создать запись». Остальные кнопки понятны. У нас получилась такая таблица.
Создали таблицу, нажимаем «ОК». Выйдет окно сохранения этой таблицы. Мы выбираем нужную папку, подписываем нашу таблицу и сохраняем. Когда список готов, нажимаем «ОК». Нажимаем кнопку «Далее. Разработка каталога».
      Четвертый этап.
Теперь ставим курсор в нужное место и нажимаем в разделе «Настройка каталога» - «Другие элементы». Теперь будем выбирать ту информацию из нашей таблицы поставщиков, которая нам нужна. Для этого, сначала ставим курсор на странице Word в нужном месте. Нажимаем на слова «Другие элементы». Вышло такое окно.
Выбираем поле «Имя». И на нашей странице Word появилась такая надпись.
Теперь – можно, не закрывая диалогового окна, выбрать сразу все поля, затем нажать кнопку «ОК». Затем между каждым словом поставить пробел, знак разделителя, чтобы потом преобразовать текст в таблицу. А, можно, закрывать диалоговое окно после каждого слова и сразу делать пробелы между словами.
У нас получилось так.
Нажимаем кнопку «Далее. Просмотр каталога».
      Пятый этап.
На просмотре получилось так.
Но у нас на странице всего одна запись, а в списке клиентов больше. Чтобы все записи разместились на одной странице, нажимаем кнопку «Найти и объединить» на закладке Word «Рассылки» и выбрать – «Изменить отдельные документы».
Выбираем «Объединить записи» - « Все», нажимаем «ОК».
Все записи появились на одной странице. В примере у нас всего две записи в списке и они обе на одной странице.Нажимаем кнопку «Далее. Завершение слияния». 
      Шестой этап.
Теперь из нашего списка можно сделать таблицу для более удобного просмотра. Как это сделать, смотрите в статье «Преобразовать таблицу Word в текст и наоборот».
Всё, у нас получился телефонный справочник, в котором мы быстро сможем найти любую информацию (номер, ФИО). Получился такой телефонный справочник.
ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК В ВОРД.Таким образом, можно составить любой список, таблицу с любой информацией. Можно в таблицу добавить дополнительные столбцы и делать там различные пометки, вставить фото, др.
        Если мы уже написали все ФИО в нашем справочнике, но часть из них начинается с маленькой буквы, то не нужно исправлять каждую букву, п.ч. есть специальная функция. Смотрите статью "Поменять буквы текста на заглавные в Word".