gototopgototop

Материалы Excel

Сейчас на сайте

Сейчас 125 гостей онлайн
Поменять, закрепить, развернуть в таблице Excel. Слияние Word и Excel.

Слияние Word и Excel.

      Слияние Excel – это когда данные из таблицы Excel переносятся в любой документ, бланк, таблицу в Word. Слияние Excel и Word пригодится при заполнении отчетов, писем, рассылок, уведомлений, договоров, т.д. Например, данные отчета из таблицы Excel в форму бланка отчета в Word.
      Как заполнить бланк в Word.
В нашем примере, мы рассмотрим, как написать уведомление клиентам, список которых у нас в таблице Excel.
     1. Таблица Excel с данными должна соответствовать некоторым правилам.
Таблица Excel должна иметь шапку таблицы (название столбцов).
Не должно быть одинаковых названий столбцов.
В таблице не должно быть объединенных ячеек, чтобы в документе Word не было смещения строк. Как сделать таблицу, смотрите в статье "Как сделать таблицу в Excel" тут.
Например, у нас такая таблица.
В столбце «Пол» пишем окончание мужское или женское слова «Уважаемый».
      2. Бланк в Word.
Это заготовка бланка - одинаковый текст для всех клиентов, без имен, без окончаний слова «Уважаемый», п.ч. клиенты есть и мужчины, и женщины.
      Как сделать фирменный бланк в Word, читайте в статье "Фирменный бланк. Колонтитулы в Word" здесь.
      3.Слияние Excel и Word  - переносим  нужные данные из таблицы Excel в бланк Word. Для этого воспользуемся мастером слияния в Word. В Word, где заготовка нашего бланка на закладке «Рассылки» в разделе «Начать слияние» нажимаем кнопку «Начать слияние». Из списка выбираем функцию «Пошаговый мастер слияния».
Справа экрана появится окно мастера слияния. Остается выполнять все, что он нам скажет. Всего нужно сделать шесть легких этапов действий.
      Первый этап.
Выберем «Тип документа» - «Письма». 
Нажимаем внизу этого диалогового окна кнопку «Далее. Открытие документа».
      Второй этап.
В диалоговом окне «Выбор документа» ставим – «Текущий документ». Т.к. мы открыли мастер слияния на странице Word, на которой написали шаблон бланка. И хотим заполнить данными этот бланк – текущий документ.
Нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей».
      Третий этап.
У нас уже есть список получателей этого послания в таблице Excel, п.э. выбираем – «Использование списка».А чтобы найти нашу таблицу, нажимаем кнопку «Обзор». Вот наш список.Теперь в этом списке нужно установить галочки напротив тех людей, которым будем рассылать это письмо с напоминанием оплаты. Если список большой, то можно воспользоваться фильтром. Поставили в таблице галочки у нужных фамилий, все проверили, нажимаем «ОК».
Нажимаем кнопку «Далее. Создание письма» в диалоговом окне мастера слияний.
      Четвертый этап.
Теперь будем расставлять в нашем шаблоне бланка нужные слова в нужных местах документа. Ставим курсор перед восклицательным знаком – здесь мы напишем фамилию. В диалоговом окне «Создание письма» нажимаем кнопку «Другие элементы».В появившемся диалоговом окне из списка выбираем слово «Фамилия». Нажимаем кнопку «Вставить». Нажимаем кнопку «ОК».  Делаем  один пробел. Снова нажимаем на кнопку «Другие элементы», выбираем слово – «Имя», нажимаем «Вставить», «ОК».  После слова «Уважаем» ставим слово «Пол».Так помечаем все места нужными словами.
У нас получилась такая заготовка документа.Нажимаем кнопку в окне мастера слияния «Далее. Просмотр писем».
      Пятый этап.
Просматриваем, как получились письма. Нажимаем на стрелку в диалоговом окне у слова «Получатель: 1», перелистываем письма.Получилось так.
Слияние Word и Excel.Упс, а дата написана не как мы привыкли читать. Но есть выход.
Нажимаем правой мышкой на дату в нашем письме и выбираем из контекстного меню функцию «Коды/Значения полей». Вместо даты образовалось такое поле.Код менять не будем, но допишем формат даты внутри фигурных скобок.Нажимаем снова правой кнопкой на этот код и выбираем функцию «Обновить поле». Получилось так. Если в письме, документе нужно написать номер, чтобы перед цифрами были нули, то код допишем так.   \#‘’000000'' – сколько цифр в номере, включая нули впереди нули, столько нулей и ставить в коде.
Нажимаем кнопку в мастере слияния «Далее. Завершение слияния».
      Шестой этап.
Здесь можно выбрать разные функции. «Печать» - распечатать письма.
      Или «Изменить часть писем». Можно сохранить письма. Все, документ готов. Закрыть окно мастера слияния крестиком.
      На каждом этапе можно вернуться к предыдущему этапу, можно выбрать другой список. Например, в процессе работы, мы изменили список.
      Подробнее о функции слияния читайте в статье «Распечатать много писем с разными именами в Word».
Как ещё можно использовать функцию слияния, смотрите в статье "Как перенести таблицу из Excel в Word" тут.
      Как  изменить в Excel формат значения ячейки (не формат ячейки), чтобы работала сортировка дат, т.д., читайте в статье "Проеобразовать текст в дату Excel".