gototopgototop

Материалы Excel

Сейчас на сайте

Сейчас 250 гостей онлайн
Excel 2013. Специальная вставка Excel.

Специальная вставка Excel.

      Рассмотрим, как связать ячейки в Excel, как вставить ссылку в Excel, как сделать ссылку на документ Excel, на сайт, на другой файл Excel, как осуществить переход по ссылке Excel, др., и сделаем все это функцией «Специальная вставка».
      Как копировать значение в Excel, как копировать без формата, без формул Excel.
В Excel можно вставить скопированные данные несколькими способами. Чтобы просто вставить данные с тем же форматом, формулами, т.д., т.е. как есть, достаточно воспользоваться функциями «Копировать» и «Вставить».
      Но, если нам нужно ставить данные, чтобы не нарушать формат своей таблицы, или без формул, одно значение, т.д., то воспользуемся функцией «Специальная вставка».
Функции диалогового окна «Специальная вставка» разные, в зависимости от места, с которого вызвали меню.
      Рассмотрим функции «Специальная вставка» в Excel скопированных данных.
Вызвать окно функции «Специальная вставка» можно несколькими способами». Копируем данные. Переходим в ячейку, в которую будем вставлять данные и нажимаем правую кнопку мыши, чтобы вызвать контекстное меню. В нем нажимаем на функцию «Специальная вставка».
      Или, специальная вставка в Excel горячие клавиши - «Ctrl» + «Alt» + «V».  О других сочетаниях клавиш читайте в статье «Горячие клавиши Excel» тутВыйдет такое окно специальной вставки.
Специальная вставка Excel.В разделе «Вставить» диалогового окна «Специальная вставка» расположены функции, которые вставляют что-то конкретное или всё.
«Всё» - вставляет все скопированное в ячейке – значение, формулу, формат, условное форматирование, т.д.
      Остальные пункты копируют конкретные данные. Например, мы в таблице скопировали столбец, а вставили разные данные с помощью специальной вставки. Получилось так.
Формула стоит только в ячейке А20 и скопировалась эта формула только при вставке «Всё» в ячейку В20 и «Формулы» в ячейку F20.
      Если нажмем функцию «ширины столбцов», то скопируется ширина столбца. Смотрите статью «Копировать таблицу Excel, сохраняя ширину столбцов».
      В разделе "Операции" расположены функции, которые не только копируют, но и складывают, умножают, т.д. данные. Подробнее, смотрите в статье "Суммирование в Excel".
      Объединить условное форматирование ячеек Excel.
В Excel 2013 добавлена новая функция в специальной вставке - «Все условные форматы объединения». Если нажмем на эту функцию, то правила условного форматирования в копируемой ячейки и в той ячейки, в которую копируем, объединятся. Например, в ячейку А52 установили условное форматирование – "равно 2".
А в ячейке В52 стоит правило условного форматирования – «равно 6». Скопируем столбец А и вставим в столбец B функцией «Все условные форматы объединения». Получится так.
Смотрим, в ячейке B52 стоит два правила условного форматирования – «равно 2» и «равно 6».
      Как установить в ячейке условия ее выделения, смотрите в статье «Условное форматирование в Excel».
      Второй раздел диалогового окна «Специальная вставка» - «Операция». Эти функции позволяют не только вставить скопированные данные, но и, одновременно, произвести с ними математические действия. Смотрите, как это сделать, в статье «Как быстро посчитать в Excel» тут.
      Вставить в пустые ячейки в Excel.
Функция «Пропускать пустые ячейки» в специальной вставке. У нас такая таблица. 
Нам нужно скопировать заполненные ячейки из столбца А в столбец С, чтобы не менялись значения в заполненных ячейках столбца С, т.е. объединить значения ячеек столбцов А и С.
Для чего используется специальная вставка в Excel.Здесь видим, что в столбце В данные в зеленых ячейках заменились да пустые ячейки из столбца А. А в столбце С сохранились данные столбца С и вставились данные столбца А, т.е. объединились.
       Совет.
Когда вставим данные в столбец С, выйти из режима копирования (убрать пульсирующую рамку выделенной области) клавишей «Esc».
      Как не копировать из другого столбца, а заполнить пустые ячейки в таблице повторяющимися данными, смотрите в статье «Как заполнить таблицу в Excel повторяющимися данными» здесь.
      Как развернуть столбцы в Excel.
Функция «Транспонировать» - это значит повернуть таблицу так, чтобы столбцы стали строками. Например, так.Мы развернули столбец А в строку 22.
       Этот способ удобен и для заполнения готового шаблона таблицы из других таблиц, данные в которых располагаются в столбцах.
      Развернуть строку в столбец Excel.
Если выделим строку, скопируем её и вставим функцией «Транспонировать», то получится столбец. Как развернуть не один столбец, а несколько, читайте в статье «Как развернуть таблицу в Excel».
      Как связать ячейки в Excel.
Функция «Вставить связь» - это значит, что, если изменятся данные в первой ячейке, то изменяться данные и во второй ячейке, в которую вставили связь с первой ячейкой. Например, так.
Вставить связь в Excel.В ячейку B60 вставили связь через специальную вставку, появилась формула с абсолютными ссылками. =$A$60
Теперь, при изменении данных в ячейке А60, изменяться в ячейке В60.
      После вставки связи, выйти из режима копирования (убрать пульсирующую рамку выделенной области) клавишей «Esc».
Если нажмем два раза левой мышкой по ячейки со вставленной связью (В60), то перейдем в эту ячейку (А60).
    Подробнее об этом читайте в статье «Как связать две таблицы в Excel» тут.
    Можно установить в ячейки формулы, чтобы данные из одной таблицы Excel автоматически переносились в другую. Читайте об этом способе статью «Как связать таблицы в Excel».
      Рассмотрим пример других функций специальной вставки.
      Как вставить ссылку в Excel.
Например, нам нужно скопировать и вставить адрес сайта, но не ссылкой, а простым текстом. У нас такая ссылка.Копируем ее. Вставляем через специальную вставку. Появилось диалоговое окно «Специальная вставка» с совершенно другими функциями».
Чтобы вставить ссылку, как простой текст, нажимаем на слова «Текст в кодировке Unicode». Получилось так.Здесь видно, какими способами мы вставили скопированную ссылку.
      Как сделать ссылку на документ в Excel.
Если нажмем два раза левой мышкой на значок документа Word, который мы вставили, то откроется чистый лист Word со скопированной ссылкой. Этот документ можно заполнить нужной информацией.
      Ссылка на другой файл Excel.
Если нажмем два раза левой мышкой на ссылку, на которую вставили связь, то перейдем в этот документ, с которого копировали ссылку.
      Ссылки в Excel на сайт.
Если нажмем два раза левой мышкой на ссылку, вставленную обычным способом (копировать – вставить), то откроется сайт по этой ссылке, страничка в интернете.
      Как сделать ссылки в Excel, смотрите в статье "Как сделать гиперссылку в Excel".
      Итак, для чего используется специальная вставка в Excel.
В зависимости от того, что и где мы копируем, выделяем, такие функции и появляются в диалоговом окне «Специальная вставка» для конкретных данных, которые мы выделили.
      Есть несколько способов посчитать разницу дат в Excel, возраст, стаж. Смотрите о них в статье "Посчитать стаж в Excel".