gototopgototop

Материалы Excel

Сейчас на сайте

Сейчас 104 гостей онлайн
Диапазон таблицы Excel. Группировать в Excel.

Группировать в Excel.

      Можно группировать данные Excel в разделы, подразделы, т.д. Эти разделы, строки, столбцы таблицы можно сворачивать. Рассмотрим, как свернуть таблицу в Excel по разделам. названиям, т.д..
      Группировать в Excel можно несколькими способами – сгруппировать отдельные разделы, все строки, или строки и столбцы. Рассмотрим, как группировать таблицу с формулами и таблицу без формул.
      Способ группировки данных таблицы с помощью функции в Excel "Консолидация", смотрите в статье "Как сложить и удалить дубли" здесь.
      Как сгруппировать данные в сводной таблице, читайте в статье "Сводные таблицы Excel" тут.
      Здесь рассмотрим, как групприровать отдельные строки, столбцы в таблице.
Например, у нас большая таблица с данными. В этой таблице установлены различные формулы. Excel анализирует эти формулы и, на основе анализа создает структуру таблицы. В таблице должны быть названия столбцов, строк. Смотрите статью "Как сделать таблицу в Excel".В столбце А есть три раздела – «Доход», «Расход», «Прибыль». Второй уровень – это то, что входит в «Доход», в «Расход». И расшифровка пункта «Связь» - это третий уровень. Получается три уровня информации. По столбцам тоже самое, три уровня -  год, квартал и месяцы.
      Все эти данные мы можем свернуть по уровням. Получится маленькая таблица. Но, можно развернуть любой раздел, подраздел и просмотреть информацию детально.
      Первый способ.
      Группировать строки в Excel.
Группируем вручную отдельные разделы таблицы.
      Сначала сгруппируем подраздел «Связь». Выделяем строки 8, 9, 10 – перечень данных подраздела. На закладке «Данные» в разделе «Структура» нажимаем на кнопку «Группировать». Получилось так.В левой стороне таблицы появилась кнопка со знаком «Минус» - значить подраздел раскрыт. Если нажмем на эту кнопку, то подраздел свернется и получится так.
Казалось бы, все хорошо, но смущает тот факт, что эта кнопка расположена не напротив слова «Связь». Поправим это так.
      На закладке «Данные» в разделе «Структура» нажимаем на стрелочку в правом нижнем углу раздела (обведена на изображении красным цветом).
Появится такое диалоговое окно.
В нем убираем галочки у функций «Итоги в строках под данными» - это для строк, и у слов «Итого в столбцах справа от данных», чтобы столбцы правильно раскрывались. Нажимаем «ОК». Получилось так. Группировать строки в Excel.      Теперь сгруппируем разделы «Доход» и «Расход». Сначала развернем все строки. Мы развернули подраздел «Связь». Выделяем строки раздела вместе с сгруппированными и развернутыми строками подразделов. Мы выделили строки раздела «Расход» - 6, 7, 8, 9, 10.  Нажимаем кнопку «Группировать. Получится так.По такому принципу группируем другие разделы в строках.
      Группировать столбцы в Excel.
 Чтобы сгруппировать столбцы, выделяем эти столбцы и группируем как обычно. Группировать в Excel.Здесь мы выделили столбцы D, E, F. Нажали кнопку «Группировать».
      Можно группировать данные в таблице таким способом до восьми уровней вложения одних уровней в другие.
Общий вид сгруппированной таблицы получился такой.
Как свернуть таблицу в Excel.Плюсиками у строк и столбцов раскрываем нужный раздел. А цифрами в верхнем левом углу таблицы разворачиваем или сворачиваем все уровни или разделы.
      Например, чтобы развернут все уровни строк, нажимаем на цифру 3 (последнюю в списке, если уровней много). Цифра 1 – сворачивает все уровни. Цифра 2 – разворачивает средний уровень.
      Второй способ.
      Как группировать в Excel сразу все строки.
Можно сгруппировать сразу все строки. Выделяем все строки. Нажимаем на стрелку у кнопки функции «Группировать» и выбираем функцию «Создать структуру». Excel проанализирует формулы и создаст структуру.
      Внимание!
Если выйдет диалоговое окно, что Excel не может создать структуру, значит в таблице нет формул.
      Тогда создаем структуру функцией «Консолидация». Подробнее смотрите в статье «Как сложить и удалить дубли в Excel» (ссылка на статью выше).
       Можно и без формул группировать данные Excel функцией группировки, но, чтобы между разделами в таблице были строки, которые не входят в разделы. Получится всего один уровень.
Например, в этой таблице разделы закрашены в желтый цвет.
Между разделами есть строки, не входящие в разделы (расходы, командировки). В свернутом виде таблица такая.Так можно группировать списки.
      Как группировать в Excel по всем столбцам сразу.
Так же, как и строки, предварительно выделив все столбцы.
      Третий способ.
      Функция «Группировать» в Excel.
Мы рассмотрели, как можно установить структуру в определенных строках или столбцах, чтобы понять принцип работы группировки.
      Если нужно создать структуры по всей таблице, сгруппировать сразу и все строки, и все столбцы, то можно воспользоваться автоматической группировкой, т.е. свернуть таблицу Excel.
      Выделяем всю таблицу. Можно нажать на верхний левый уголок, чтобы выделить всю таблицу. Как быстро выделить строки, таблицу, т.д., читайте в статье «Как выделить в Excel ячейки, таблицу, др.».
      На закладке «Данные» в разделе «Структура» нажимаем на стрелку у кнопки «Группировать» и вбираем функцию «Создать структуру».
      Excel создаст сразу все структуры по столбцам, строкам, разделам, подразделам.
      Как удалить группировку в Excel.
Чтобы убрать структуру таблицы Excel, выделяем ее и нажимаем стрелку у кнопки «Разгруппировать» Выбираем функцию «Удалить структуру». Удалятся все группировки.
      Чтобы удалить конкретную группировку, например, одного раздела по строкам, выделяем эти строки, нажимаем на кнопку «Разгруппировать».      
      Можно группировать данные по другому принципу, с шагом, по периодам, по датам. Подробнее, смотрите в статье "Как группировать в Excel" тут.
      Группировку можно применить в большом прайсе. Как его сделать, читайте в статье "Как сделать прайс-лист в Excel" здесь.
      В Excel можно посчитать данные, выбрав их из таблицы по конкретномым нескольким условиям из любого столбца, строки, т.д. Читайте об этом статью "Суммирование ячеек в Excel по условию".